Könyvelőként meddig kell megőrizni az ügyfelek dokumentumait?

A könyvelői munkából adódó felelősség kettős: magánjogi és közjogi. Ami azonban nagyon lényeges, hogy a közvetlen felelősség alanya kizárólag a könyvelt jogi személy. A könyvelői felelősség tehát közvetett, bár a megrendelő sok esetben előszeretettel próbálja áthárítani a felelősségét a könyvelőre. A háttér-dokumentáció sokszor azért szükséges, hogy egy esetleges vita, kártérítési igény során a könyvelő meg tudja magát védeni.

A kérdésben nagyon fontos szerepe van a szerződésnek. Abban az esetben, ha az adózó úgy gondolja, hogy a könyvelő őrizze az iratokat, azt a szerződésben érdemes rögzíteni. Egyébként a könyvelő a könyvelés/szerződés megszűnése után átvételi elismervénnyel adja vissza a dokumentumokat az adózónak. A kérdésben szereplő konkrét esetben, javasolt a törlési kérést is írásba foglalni.

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) azt rögzíti, hogy az adózónak kell megőrizni az adatokat az elévülési időig [Art. 78. § (3) bekezdés], tehát nem a könyvelőre telepíti a felelősséget.

A fentiekből úgy tűnik, hogy – hacsak a könyvelő cég szerződéséből nem következne az adatok megőrzésének kötelme – a megszűnés után, ha a könyvelő visszaszolgáltatta az iratokat, átadta az elektronikus anyagokat, nem kell őriznie semmit a továbbiakban. Az ügyfél törlési kérelmét pedig javasolt a szerződés megszüntetéséről szóló megállapodásban rögzíteni.

Ugyanakkor jó pár jogvita ismert, amikor nagy segítség volt, hogy a könyvelő rendelkezett különféle könyvelési dokumentumokkal. Így – ha a törlési kérést mégsem írja le az ügyfél – érdemes az Art. szerinti elévülési időn belül megőrizni a szükséges dokumentációkat.